Pariwara
Proses Pemusnahan Arsip Inaktif di Kaltim, Butuh Waktu 1 Bulan
HEADLINENUSANTARA.COM, Samarinda - Ribuan dokumen keuangan yang sudah tidak terpakai lagi harus dimusnahkan oleh Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Kalimantan Timur (Kaltim). Proses pemusnahan ini tidak mudah, karena harus dilakukan dengan cara manual dan disaksikan oleh dua pihak.
Dokumen-dokumen yang dimusnahkan ini adalah arsip inaktif dari berbagai instansi di Kaltim. Arsip inaktif adalah arsip yang sudah habis masa retensinya, yaitu masa berlaku arsip yang ditetapkan oleh pembuat arsip.
Salah satu contoh arsip inaktif adalah dokumen keuangan yang hanya memiliki masa retensi selama 10 tahun. Setelah itu, dokumen tersebut harus dimusnahkan agar tidak menumpuk dan mengganggu arsip lainnya.
Arsiparis DPKD Kaltim, Ana Paliyantisari, mengatakan bahwa pemusnahan arsip inaktif ini dilakukan dengan menggunakan mesin pencacah. Namun, mesin pencacah yang dimiliki DPKD Kaltim hanya bisa mencacah satu lembar dokumen per kali.
“Mesin pencacah yang kita punya ini harus kita buka perlembar, jadi tidak bisa langsung kita masukan banyak begitu,” kata Ana.
Ana menjelaskan, pemusnahan arsip inaktif ini membutuhkan waktu sekitar 1 bulan. Selama proses pemusnahan, arsiparis dan pegawai DPKD Kaltim harus bekerja keras untuk mencacah ribuan dokumen.
“Kalau untuk tim teknisnya dari arsiparis dan pegawai-pegawai kita saja yang memusnahkan gitu,” kata Ana.
Tidak hanya itu, pemusnahan arsip inaktif ini juga harus diawasi oleh dua pihak, yaitu biro hukum dan inspektorat. Hal ini bertujuan untuk memastikan bahwa arsip yang dimusnahkan sudah sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
“Pemusnahan arsip ini juga sesuai dengan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan,” kata Ana.
Ana mengimbau kepada seluruh instansi pemerintah di Kaltim untuk melakukan pengelolaan arsip secara tertib dan teratur. Pengelolaan arsip yang baik akan memudahkan instansi untuk menemukan dan menggunakan arsip yang dibutuhkan.
“Jangan sampai arsip kita menjadi sampah dan merusak lingkungan. Arsip itu adalah aset negara yang harus kita jaga keutuhannya,” kata Ana.
Penulis: Fathur
Editor: Awan
