Pariwara
Dinkes Bontang Ikuti Bimtek Pengelolaan Arsip di DPK Kaltim
HEADLINENUSANTARA.COM, Samarinda - Dinas Kesehatan (Dinkes) Bontang mengadakan Bimbingan Teknis (Bimtek) pengelolaan arsip dan naskah dinas di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Kaltim, Kamis (30/11) hingga Jumat (1/12). Bimtek ini bertujuan untuk meningkatkan pengetahuan dan keterampilan peserta dalam mengelola arsip dan naskah dinas.
Bimtek ini diikuti oleh 44 peserta dari Dinkes Bontang, yang terdiri dari pegawai bagian kearsipan, kesekretariatan, dan unit pelaksana teknis daerah (UPTD). Peserta mendapatkan materi tentang pengelolaan arsip aktif, yaitu arsip yang masih sering digunakan dalam kegiatan kedinasan.
Materi ini meliputi penciptaan, penggunaan, pemeliharaan, dan penyusutan arsip. Peserta juga diberikan contoh-contoh arsip aktif, seperti surat masuk, surat keluar, laporan, dan lain-lain.
Selain itu, peserta juga melakukan kunjungan lapangan ke DPK Kaltim, untuk melihat langsung proses pengelolaan arsip statis, yaitu arsip yang sudah jarang atau tidak digunakan lagi. Arsip statis ini memiliki nilai sejarah, bukti, dan informasi penting.
Peserta dibagi menjadi dua kelompok, yang masing-masing menonton video profil DPK Kaltim di ruang studio mini, dan mengunjungi depo arsip untuk melihat penyimpanan arsip statis. Peserta juga diperlihatkan cara penyerahan arsip statis dari unit pencipta arsip ke lembaga kearsipan daerah.
Arsiparis DPK Kaltim, Ana Palianti Sari, mengatakan bahwa tujuan dari kunjungan lapangan ini adalah untuk memperkenalkan kepada peserta bagaimana arsip diciptakan, dibuat, diberkaskan, dipelihara, dan disusutkan, hingga menjadi arsip statis yang diserahkan ke lembaga kearsipan daerah.
“Setelah diberikan pemahaman pengelolaan arsip aktif, mereka juga dikenalkan dengan video profil DPK Kaltim yang menggambarkan tugas pokok dan fungsi dari dinas ini,” ujar Ana, Jumat (1/12).
Ana menambahkan bahwa penyerahan arsip statis ke lembaga kearsipan daerah sangat penting untuk menjaga keamanan dan kelengkapan arsip. “Mulai dari penciptaan sampai terjadi penyusutan sehingga menghasilkan arsip statis yang akan diserahkan ke lembaga kearsipan daerah,” ucap Ana.
Ana berharap para peserta Dinkes Bontang dapat mengimplementasikan ilmu yang didapat dari bimtek pengelolaan arsip ini. “Mudah-mudahan dengan kunjungan lapangan ini, mereka memiliki kesadaran untuk melaksanakan penyerahan arsip statis ke lembaga kearsipan daerah agar dipelihara, dirawat, dan dikelola dengan baik,” tutur Ana.
Ana mengatakan bahwa setelah arsip-arsip tersebut diserahkan, dinas terkait sebagai unit pencipta arsip tetap bisa mengakses arsip-arsip yang dimiliki oleh pihaknya. “Tetap bisa mengakses arsip-arsip kapan saja dibutuhkan, tentunya sesuai dengan prosedur yang ditetapkan,” tutup Ana.
Sri Wulandari, Owner We Organizer (WO), mengungkapkan bahwa bimtek pengelolaan arsip ini sangat bermanfaat bagi seluruh dinas-dinas yang memiliki arsip-arsip statis yang berkaitan dengan aset-aset negara. “Setiap dinas pasti ada arsip-arsip statis yang harus disimpan dan diarsipkan dengan baik, seperti data keuangan yang penting,” jelasnya.
Wulan mengatakan bahwa setelah mengikuti bimtek dan kunjungan lapangan ini, peserta dari Dinkes Bontang menjadi lebih paham tentang cara mengelola arsip dan surat menyurat di dinasnya. “Sudah diberikan teori kemarin dan nomor-nomor arsip cara penomoran arsip banyak didapat dari dinas arsip,” pungkasnya.
Penulis: Fathur
Editor: Awan
