Pariwara
Dinas Pertanian PPU Terapkan Strategi Cerdas dalam Pengelolaan Arsip
HEADLINENUSANTARA.COM, PPU - Dinas Pertanian Penajam Paser Utara (PPU) telah mengembangkan strategi cerdas dalam pengelolaan arsip-arsip penting mereka. Strategi ini meliputi perawatan fisik arsip, penggunaan teknologi digital, dan antisipasi terhadap risiko kerusakan.
Kepala Sub Bagian Umum Dinas Pertanian PPU, Andi Rina Febriana, mengatakan, pengelolaan arsip yang baik sangat penting untuk menjaga kualitas dan keamanan data. Terutama untuk arsip-arsip yang sensitif, seperti Surat Keputusan (SK) dan kenaikan pangkat.
“Karena dulu kita sering pakai map yang dibolongi itu, kita cari cara supaya itu enggak rusak dengan bikin map cadangan, jadi yang kita bolongi map yang di dalam aja karena kalau bolong itu rentan,” kata Andi Rina Febriana, beberapa waktu lalu.
Ia menambahkan, strategi ini menunjukkan kreativitas dalam menjaga keadaan fisik arsip, terutama dokumen yang mudah rusak. Dengan bikin map cadangan dan batasi lubang bolongan pada dokumen yang lebih sensitif, Dinas Pertanian PPU mengurangi risiko kerusakan yang bisa terjadi saat perawatan arsip.
Selain itu, Dinas Pertanian PPU juga memanfaatkan teknologi digital dalam pengelolaan arsip. Andi Rina Febriana menjelaskan, arsip-arsip kepegawaian kini disimpan dalam bentuk elektronik, setelah di-scan terlebih dahulu.
“Jadi sekarang, biasanya arsip buat kepegawaian kita juga di-scan secara elektronik terus kita simpan di komputer. Jadi kalau BKPSDM minta berkas itu tinggal kita cetak aja,” ujarnya.
Penggunaan teknologi digital ini menjadi langkah proaktif dalam mengikuti tuntutan perawatan arsip yang lebih modern. Dengan simpan arsip kepegawaian dalam bentuk digital, Dinas Pertanian PPU tidak hanya meningkatkan efisiensi dalam pengelolaan data, tapi juga memberikan respons yang cepat buat permintaan dari instansi terkait.
Namun, pengelolaan arsip digital juga memiliki tantangan tersendiri. Andi Rina Febriana mengatakan, arsip SK Kepegawaian yang memiliki lampiran, seperti daftar nama, harus tetap utuh dan tidak terpotong. Jika tidak, BKPSDM tidak akan menerima berkas tersebut.
“Tapi agak ribet juga, karena kalau buat arsip SK Kepegawaian itu kan ada lampiran kayak daftarnya, kalau terpotong aja enggak diterima BKPSDM. Jadi buat kita antisipasinya perawatannya gitu aja, jangan sampai rusak,” tambahnya.
Antisipasi dan perawatan yang teliti menjadi inti dari strategi Dinas Pertanian PPU. Dengan sadar akan kompleksitas arsip, terutama yang ada lampiran, langkah-langkah ini ditujukan buat memastikan bahwa setiap dokumen tetap utuh dan mudah diakses.
Dengan gabungan inovasi dalam sistem perawatan dan adaptasi terhadap teknologi, Dinas Pertanian PPU siap hadapi masa depan dengan tata kelola arsip yang efisien dan modern.
Penulis: Fathur
Editor: Awan
