Pariwara
Pemusnahan Arsip Harus Sesuai Prosedur Agar Aman dan Sah Secara Hukum
HEADLINENUSANTARA.COM, Samarinda - Pemusnahan arsip adalah salah satu langkah penting dalam pengelolaan arsip. Namun, pemusnahan arsip tidak boleh dilakukan secara sembarangan. Ada prosedur yang harus dipatuhi agar pemusnahan arsip dapat berjalan dengan aman dan sah secara hukum.
Prosedur pemusnahan arsip diatur dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. Pasal 49 ayat (2) UU tersebut menyebutkan bahwa pemusnahan arsip yang telah habis retensi dan yang tidak memiliki nilai guna dilakukan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
Pemusnahan arsip statis harus dilakukan oleh lembaga kearsipan daerah. Namun, sebelum dimusnahkan, arsip statis harus diverifikasi terlebih dahulu oleh lembaga kearsipan daerah.
Tujuan dari verifikasi ini adalah untuk memastikan bahwa arsip statis yang akan dimusnahkan memang tidak memiliki nilai guna lagi.
Jika arsip statis telah diverifikasi dan tidak memiliki nilai guna kesejarahan, maka arsip statis tersebut dapat dimusnahkan. Pemusnahan arsip statis harus dilakukan dengan cara yang aman dan sah secara hukum.
Pemusnahan arsip statis secara sah secara hukum dapat dilakukan dengan membuat berita acara pemusnahan arsip.
Berita acara pemusnahan arsip harus ditandatangani oleh pejabat yang berwenang dari lembaga kearsipan daerah dan pejabat yang berwenang dari pencipta arsip.
Dengan mengikuti prosedur pemusnahan arsip yang telah ditetapkan, maka pemusnahan arsip dapat dilakukan dengan aman dan sah secara hukum. Pemusnahan arsip yang aman dan sah secara hukum dapat mencegah penyalahgunaan arsip.
Ana Palyantisari, arsiparis Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Kaltim, menyatakan bahwa pemusnahan arsip harus sesuai prosedur.
“Kalau arsip-arsip tersebut telah dimusnahkan tentunya sudah melalui prosedur yang benar,” katanya, Rabu (1/12).
Ana menjelaskan, prosedur pemusnahan arsip di DPK Kaltim melalui delapan tahapan, yaitu:
- Pembentukan surat keputusan (SK) pemusnahan arsip.
- Pembentukan SK tim penilai arsip.
- Penilaian arsip oleh tim penilai.
- Pembuatan pertimbangan arsip.
- Pembuatan notulensi rapat pertimbangan arsip.
- Pembuatan daftar arsip usul pemusnahan.
- Pengajuan daftar arsip usul pemusnahan ke Kepala ANRI.
- Perolehan rekomendasi pemusnahan dari Kepala ANRI.
Setelah memperoleh rekomendasi pemusnahan dari Kepala ANRI, pihak pencipta arsip dapat melakukan pemusnahan arsip. Pemusnahan arsip harus dilakukan dengan cara yang aman dan sah secara hukum.
“Dalam kegiatan pemusnahan itu ada pembuatan berita acara pemusnahan arsip berserta daftar arsip,” ujar Ana.
Sementara itu, dalam kegiatan pemusnahan arsip sendiri, baik secara fisik maupun informasinya, harus melibatkan saksi dan dua unsur, yaitu unsur hukum di wilayah unit kerja dan bagian pengamat inspektorat.
“Jadi setiap kita melakukan pemusnahan arsip pasti kita melibatkan dua unsur itu, nanti bisa ditambah unsur yang lain seperti kepala lembaga arsip daerah dan arsiparis-arsiparisnya,” tutupnya.
Penulis: Fathur
Editor: Awan
