Pariwara
Pemkab Paser Sosialisasikan Peraturan Pengelolaan Arsip Dinamis
HEADLINENUSANTARA.COM, Tana Paser – Peraturan Bupati (Perbup) Nomor tahun 2023 tentang instrument pengelolaan arsip dinamis telah disosialisasikan oleh Dinas Kearsipan dan Perpustakaan (Diskarpus) Kabupaten Paser di hotel Bumi Paser, Senin (4/11).
Acara ini dihadiri oleh pengelola arsip dari semua organisasi perangkat daerah yang mendapatkan materi dari Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Kaltim.
Yusuf Sumako, Kepala Diskarpus Kabupaten Paser, mengatakan bahwa Perbup ini bertujuan sebagai pedoman dalam pengelolaan arsip di setiap perangkat daerah.
“Perbup ini dibuat sebagai acuan bagi perangkat daerah dalam melaksanakan administrasi persuratan baik secara konvensional maupun digital administrasi melalui aplikasi Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi (SRIKANDI),” ujarnya.
Ia menambahkan, Perbup ini dibuat untuk merealisasikan sistem pengelolaan arsip dinamis secara terintegrasi sejak penciptaan, penggunaan, dan pemeliharaan hingga penyusutan arsip.
“Dengan pengelolaan arsip terintegrasi, akan terwujudnya layanan arsip secara cepat, tepat, dan aman,” tuturnya.
Dewi Susanti, Arsipasris Ahli Madya Bidang Pengelolaan Arsip apda Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Kaltim, yang menjadi narasumber, mengatakan bahwa arsip dinamis merupakan arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
“Pengelolaan arsip dinamis merupakan proses pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan, dan pemeliharaan serta penyusutan arsip,” kata Dewi.
Untuk membuat keseragaman dalam sistem arsip, kata Dewi. dibuat penggunaan kode klasifikasi, penentuan hak akses dan keamanannya serta penentuan masa simpan arsip dalam keseluruhan proses pengelolaan arsip dinamis.
Ia menerangkan bahwa diperlukan klasifikasi arsip untuk membuat pola pengaturan arsip secara berjenjang mulai dari hasil pelaksanaan fungsi dan tugas instansi menjadi beberapa kategori.
Selain itu ada juga kode klasifikasi yang digunakan berupa simbol atau tanda pengenal suatu struktur fungsi yang digunakan untuk membantu menyusun tata letak identitas arsip.
“Ada juga tahapan pemberkasan yaitu penempatan naskah ke dalam suatu himpunan yang tersusun secara sistematis dan logis sesuai dengan konteks kegiatannya sehingga menjadi satu berkas karena memilik hubungan informasi, kesamaan jenis atau kesamaan masalah,” paparnya.
Arsip yang sudah lama diperlukan kegiatan penyusutan arsip yaitu kegiatan pengurangan asip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipannya pemusnahan asip yang tidak memiliki nilai gunanya serta penyerahan asip statis kepada lembaga kearsipannya.
“Kita sebut Jadwal retensi arsip (JRA), yaitu daftar yang berisi sekurangnya jangka waktu penyimpanana atau retensi jenis asisp serta keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis asisp dimusnahkan dinilai kembali atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip,” terangnya.
Melalui Perbup ini Dewi berharap tercipta arsip yang tersusun baik sehingga bisa mengarah pada penyatuan informasi yang bersifat integratif sistemik serta simultan.
Penulis: Fathur
Editor: Awan
