Pariwara
DPMPD Belajar Srikandi dan Pengolahan Arsip, Ini Manfaatnya
HEADLINENUSANTARA.COM, Samarinda - Dinas Pemberdayaan Masyarakat dan Pemerintah Desa (DPMPD) Provinsi Kaltim mengadakan kegiatan pengenalan aplikasi Srikandi dan pengolahan arsip di lingkungan DPMPD belum lama ini. Kegiatan ini diikuti oleh seluruh unit kerja yang ada di DPMPD, mulai dari staf sekretariat dan bidang-bidangnya.
Aplikasi Srikandi adalah aplikasi yang digunakan untuk mengelola tata naskah dinas secara elektronik, mulai dari penerimaan, penyebaran, penindaklanjutan, hingga penyimpanan surat. Aplikasi ini bertujuan untuk mempermudah pimpinan dalam mengambil keputusan dan menindaklanjuti surat yang masuk ke perangkat daerah, dengan cara melakukan pendelegasian, memberikan tanda tangan, mendisposisikan, dan memverifikasi surat secara elektronik.
Selain aplikasi Srikandi, kegiatan ini juga mengenalkan pengolahan arsip dinamis aktif dan arsip dinamis inaktif di semua unit kerja. Arsip dinamis aktif adalah arsip yang masih sering digunakan untuk kepentingan administrasi dan pelayanan. Arsip dinamis inaktif adalah arsip yang jarang atau tidak digunakan lagi untuk kepentingan administrasi dan pelayanan.
Pengolahan arsip ini penting dilakukan untuk menata arsip dengan baik sehingga arsip itu dapat ditemukan dengan mudah dalam bentuk berkas. Berkas arsip tidak boleh disimpan di dalam gudang tanpa pengaturan yang baik, karena akan menyulitkan pencarian dan berisiko rusak atau hilang.
Dewi Susanti, Arsiparis Ahli Muda Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Kaltim, mengatakan bahwa pengolahan arsip ini harus melibatkan semua unit kerja di DPMPD. Setiap unit kerja harus bertanggung jawab dalam menata dan merawat arsipnya, membuat daftar arsipnya, dan menyerahkan arsipnya ke sekretariat atau record center dengan dilengkapi berita acara penyerahan.
Record center adalah pusat data arsip yang dimiliki oleh setiap perangkat daerah. Di record center, arsip akan diolah dan ditata lebih lanjut sebelum dikirim ke lembaga Kearsipan provinsi. Lembaga Kearsipan provinsi adalah lembaga yang bertugas untuk menyimpan dan melestarikan arsip yang bersifat vital atau statis permanen.
Dewi Susanti juga menjelaskan tentang tata naskah dinas yang terbaru dari Permendagri nomor 1 tahun 2023. Permendagri ini terdiri dari empat pilar, yaitu Permendagri tentang tata naskah, Permendagri tentang kode klasifikasi, Permendagri tentang jadwal retensi arsip, dan Permendagri tentang standar kualitas arsip dinas (SKAD). Permendagri ini telah masuk usulan ke Pergub Kaltim yang akan dipercepat untuk diadakan Perkada di biro hukum untuk ditandatangani oleh PJ Gubernur.
“Kami harapkan dengan adanya kegiatan ini, teman-teman DPMD dapat lebih memahami dan menerapkan aplikasi Srikandi dan pengolahan arsip di lingkungan DPMD. Ini akan membantu kita dalam meningkatkan kinerja dan pelayanan kita kepada masyarakat,” ujar Dewi Susanti.
Penulis: Fathur
Editor: Awan
