DKP Paser Butuh Gedung Baru untuk Menyimpan Arsip
HEADLINENUSANTARA.COM, Paser - Dinas Kearsipan dan Perpustakaan (DKP) Kabupaten Paser mengalami kesulitan menyimpan arsipnya. Gedung ruang penyimpanan arsip yang sudah dibangun sesuai dengan standar tidak cukup luas untuk menampung semua dokumen atau berkas dari Organisasi Perangkat Daerah (OPD) lainnya.
Hal ini diketahui oleh Marwan Natsir, Sub Koordinator Seksi Akuisisi, Deposit dan Arsiparis DKP Kabupaten Paser. Ia mengatakan bahwa gedung ruang penyimpanan arsip dibangun dengan desain khusus untuk memenuhi kebutuhan perlindungan arsip, serta mengedepankan tugas pemeliharaan dan perawatan arsip.
Namun, depo arsip DKP Kabupaten Paser saat ini masih kekurangan ruangan. “Ke depannya dengan adanya gedung baru (Jalan Jenderal Sudirman) dan ini (depo sekarang) betul-betul sesuai dengan prosedur,” ujar Marwan Natsir, Kamis (9/11).
Menurut Peraturan Kepala ANRI Nomor 31 tahun 2015 tentang pedoman pembentukan depo arsip, tata ruang depo arsip terdiri dari ruang kerja, ruang penyimpanan dan ruangan penunjang kegiatan. “Ada ruang entry data (administrasi), ruang transit dan ruang pemilahan,” jelasnya.
Akibatnya, ada OPD yang arsipnya masih tersimpan di kantor saat ini, meskipun sudah mengalami perubahan nomenklatur. Contohnya adalah Dinas Lingkungan Hidup (DLH) yang sebelumnya bernama Dinas Pertamanan dan Lingkungan Hidup.
“Itu masih di sana (arsip lama) belum kita angkut, karena minimnya ruangan kami,” ungkapnya.
Sedangkan untuk perawatan arsip dilaksanakan dua kali dalam setahun. Caranya adalah dengan menggunakan kapur barus. “Setiap enam bulan sekali kami masukkan kapur barus di boks arsip,” tuturnya.
Dokumen yang dilakukan perawatan dengan kapur barus adalah arsip statis atau yang sudah permanen. Misalnya arsip pembubaran Dinas Pertambangan dan berkas penyelamatan Covid-19.
Marwan Natsir berharap bahwa gedung baru untuk menyimpan arsip bisa segera dibangun agar tidak terjadi keterlambatan dalam proses pengelolaan data resmi daerah. Ia juga mengimbau kepada masyarakat untuk lebih peduli terhadap kebersihan dan kerapihan dokumen atau berkas yang disimpan di rumah atau kantor masing-masing.
“Kita harus menjaga baik-baik dokumen atau berkas kita agar tidak rusak atau hilang. Jika ada yang sudah tidak berguna lagi, kita harus membuang sesuai dengan aturan,” katanya.
Penulis: Fathur
Editor: Awan
