Pariwara
Daftar Arsip, Kunci Pengelolaan Kearsipan yang Baik di Setda Kaltim
HEADLINENUSANTARA.COM, Samarinda - Daftar arsip menjadi hal yang penting dalam pengelolaan kearsipan di Setda Provinsi Kalimantan Timur. Setiap biro yang ingin menyerahkan arsipnya ke record center Setda Kaltim harus menyertakan daftar arsip tersebut. Tujuannya adalah untuk memudahkan penyusunan arsip.
DPK Kaltim mengajak semua OPD di lingkup pemerintahan Provinsi Kalimantan Timur, baik itu lembaga, badan, maupun dinas, untuk memiliki record center kearsipan. Record center kearsipan digunakan untuk menyimpan arsip inaktif dari unit kerja. Arsip inaktif tersebut nantinya akan diserahkan ke LKD di daerah masing-masing, yaitu DPK Kaltim, setelah melewati jadwal retensi yang ditentukan. Jadwal retensi biasanya berkisar antara 7 sampai 10 tahun atau lebih.
Sayangnya, belum semua OPD di pemerintahan Provinsi Kalimantan Timur memiliki record center kearsipan. Hanya sebagian OPD yang sudah memiliki dan mengelola record center kearsipan dengan baik. Sisanya masih belum memiliki record center kearsipan.
Setda Provinsi Kalimantan Timur merupakan salah satu OPD yang sudah memiliki record center kearsipan. Namun, Setda tidak memiliki tenaga pengelola arsip atau arsiparis. Akibatnya, pengelolaan kearsipan di Setda mengalami kendala.
Untuk mengatasi kendala tersebut, Setda melalui Biro Umum berusaha untuk menjaga agar arsip tidak berantakan. Caranya adalah dengan menekankan pentingnya daftar arsip saat arsip dipindahkan.
Heldi, yang merupakan Analis Kebijakan Ahli Muda atau Sub Koordinator Persuratan dan Arsip Setda Kaltim, mengatakan bahwa pihaknya mengelola record center secara alami, karena tidak memiliki arsiparis.
“Kalau ada penyerahan arsip kami terima sesuai daftarnya. Misalnya ada biro menyerahkan ke kami, itu harus ada daftarnya. Sama kayak kami menyerahkan ke DPK,” ujar Heldi beberapa waktu lalu.
Heldi menambahkan, pihaknya hanya meniru penerapan arsip dari DPK Kaltim yang merupakan leading center penerapan pengelolaan dan penataan kearsipan. Setda Kaltim sendiri termasuk OPD yang dibina oleh DPK Kaltim. Apalagi DPK Kaltim memang sudah bagus dalam pengelolaan kearsipannya.
Heldi menjelaskan, setelah pihaknya menerima daftar arsip, maka dilakukan pemilahan arsip. Pemilahan arsip dilakukan berdasarkan tahun, bulan, nomor surat, dan biro. Kemudian arsip disusun dengan rapi.
“Supaya mempermudah kita mencari. Ya alami aja lah,” tutupnya.
Penulis: Fathur
Editor: Awan
