Arsip Konvensional Perlu Ditata Sesuai Standar Kearsipan
HEADLINENUSANTARA.COM, Samarinda - Arsip konvensional yang tersimpan di gudang-gudang pemerintahan daerah perlu mendapat perhatian khusus dari masing-masing kepala perangkat daerah. Hal ini penting untuk melakukan pembenahan penataan arsip yang sesuai dengan standar kearsipan.
Dewi Susanti, Arsiparis Ahli Muda Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Kaltim, mengatakan bahwa arsip konvensional merupakan sumber informasi yang penting bagi pemerintahan dan masyarakat. Oleh karena itu, arsip-arsip tersebut harus dijaga dan dilestarikan dengan baik agar tidak mengalami kerusakan.
“Arsip konvensional yang sudah berusia puluhan tahun, seperti arsip Bappeda Kutim yang sudah berusia 25 tahun, rentan mengalami kerusakan, seperti lembab dan berjamur. Oleh karena itu, perlu segera dilakukan langkah-langkah penyelamatan arsip,” ujar Dewi Susanti.
Menurutnya, pembenahan penataan arsip konvensional dapat dilakukan secara internal oleh lembaga kearsipan masing-masing daerah atau bekerja sama dengan pihak ketiga. Namun, penting untuk memastikan bahwa penataan arsip dilakukan sesuai dengan standar kearsipan.
“Pembenahan penataan arsip konvensional perlu dilakukan secara komprehensif, mulai dari klasifikasi, pengindeksan, penyimpanan, pemeliharaan, dan pengamanan,” imbuhnya.
Dewi Susanti juga mengingatkan bahwa digitalisasi arsip merupakan langkah lanjutan yang dapat membantu mempermudah akses dan pengelolaan arsip. Namun, digitalisasi tidak dapat menggantikan fungsi arsip konvensional sebagai bukti otentik dari suatu kegiatan atau peristiwa.
“Digitalisasi arsip harus dilakukan dengan memperhatikan aspek legalitas, keamanan, dan kualitas dari arsip. Jangan sampai digitalisasi malah merusak nilai dan integritas dari arsip,” pungkasnya.
Penulis: Fathur
Editor: Awan
