Pariwara
Aplikasi Srikandi Bantu Meningkatkan Kualitas Sistem Karsih di OPD-OPD
HEADLINENUSANTARA.COM, Samarinda - Dinas Pemberdayaan Masyarakat dan Pemerintah Desa (DPMPD) Provinsi Kaltim mengadakan acara pengenalan aplikasi Srikandi di lingkungan DPMPD belum lama ini. Aplikasi Srikandi adalah aplikasi informasi kearsipan digital yang dapat memudahkan proses pengolahan, penyimpanan, pencarian, dan pengamanan arsip.
Acara ini dihadiri oleh seluruh unit kerja yang ada di DPMPD, mulai dari staf sekretariat dan bidang-bidangnya. Acara ini bertujuan untuk meningkatkan kualitas dan efektivitas sistem kearsipan di organisasi perangkat daerah (OPD) di Kaltim.
Menurut Dewi Susanti, Arsiparis Ahli Muda Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Kaltim, aplikasi Srikandi memiliki empat pilar utama, yaitu:
- Permendagri tentang tata naskah
- Permendagri tentang kode klasifikasi
- Permendagri tentang jadwal retensi arsip
- Permendagri tentang standar kualitas arsip dinas (SKAD)
Permendagri ini merupakan peraturan pemerintah yang mengatur tentang sistem kearsipan dinas secara umum. Permendagri ini telah masuk usulan ke Pergub Kaltim yang akan dipercepat untuk diadakan Perkada di biro hukum untuk ditandatangani oleh PJ Gubernur.
“Kami mengundang semua leading sektor yang ada di lingkungan dinas pemberdayaan masyarakat desa provinsi Kalimantan Timur mulai dari staf sekretariat dan bidang-bidangnya,” ujar Dewi.
Selain itu, Dewi juga menjelaskan tentang pengolahan arsip dinamis aktif dan arsip dinamis inaktif di semua unit kerja. Arsip dinamis aktif adalah arsip yang masih sering digunakan dalam kegiatan administrasi, sedangkan arsip dinamis inaktif adalah arsip yang sudah jarang atau tidak digunakan lagi.
“Arsip dinamis aktif dan inaktif harus ditata dengan baik sehingga arsip itu kala diperlukan oleh bapak pimpinan dengan sangat mudah ditemukan dalam bentuk berkas. Jadi berkas itu tidak ada disimpan di dalam gudang begitu dicari susah dan ditemukan secara mutilasi atau terpisah-pisah dari berkas arsipnya,” jelas Dewi.
Salah satu hal yang perlu diperbaiki dalam sistem kearsipan di OPD-OPD di Kaltim adalah tidak semua perangkat daerah memiliki record center. Record center adalah pusat data arsip yang dimiliki oleh setiap perangkat daerah di mana terkadang arsip itu begitu selesai tahun anggaran habis atau mungkin arsipnya sudah lampau ganti tahun dokumen itu diikat dan ditumpuk di gudang barang.
“Kekurangan dari setiap OPD mungkin satu yaitu tidak semua perangkat daerah memiliki record center. Record center ini adalah pusat data arsip yang dimiliki oleh setiap perangkat daerah di mana terkadang arsip itu begitu selesai tahun anggaran habis atau mungkin arsipnya sudah lampau ganti tahun dokumen itu diikat dan ditumpuk di gudang barang,” ungkap Dewi.
Dewi menjelaskan bahwa setiap unit kerja harus membuat daftar arsipnya dan melakukan penyerahan arsip dari bidang-bidang atau unit kerja ke sekretariat atau record center yang dilengkapi dengan berita acara penyerahan dari pihak pertama dan pihak kedua. Dalam hal ini, pihak pertama adalah bidang pemilik arsip dan pihak kedua adalah sekretaris selaku leading sektor koordinator Karsih Pan perangkat daerah.
“Arsip itu di record center akan disebut sebagai terminal untuk pengolahan penataan arsipnya sebelum dikirim ke lembaga kearsipan provinsi. Lembaga kearsipan provinsi akan memvalidasi untuk kategori arsip yang bersifat vital atau statis permanen yang harus diabadikan,” terang Dewi.
Penulis: Fathur
Editor: Awan
